Darunter ist alles zu verstehen, was mit der sinnlich wahrnehmbaren Erscheinung des Dokuments zu tun hat. Die Formatierung bedient sich verschiedener Mittel, um die einzelnen Strukturelemente eines Dokuments hervorzuheben bzw. gegeneineinander abzugrenzen:

• Wechsel der Schriftart (z.B. Fettdruck),
  
• Absatzformat (z.B. Einrücken, Abstände),
  
• besondere Seitenposition (z.B. Fußnoten),
  
• grafische Elemente (z.B. Trennlinien in Tabellen, Rahmen)